Wanneer mag je de margeregeling toepassen en wat eist de wet van je administratie?

De margeregeling klinkt eenvoudig: btw over je winst in plaats van over je omzet. In de dagelijkse praktijk van een kringloopwinkel of een antiekhandel zit de moeilijkheid niet in de rekensom, maar in de voorwaarden eromheen. Dit stuk zet op een rij voor wie de regeling geldt, wat ze van je inkoop, je verkoop en je administratie vraagt, en waar ze botst met andere regelingen.

Voor wie en voor welke goederen de regeling geldt

De margeregeling is bedoeld voor handelaren in gebruikte goederen, kunst, antiek en verzamelvoorwerpen. Denk aan de kringloopwinkel met meubels en boeken, de antiquair met kasten en klokken, de handelaar in tweedehands fietsen en de verzamelaar die postzegels en munten doorverkoopt.

De kern van de regeling is dat de btw wordt berekend over de winstmarge in plaats van over de verkoopprijs. Dat is niet zomaar een gunst. Goederen die je van particulieren koopt, hebben hun ronde door de btw al gemaakt: de eerste koper heeft destijds btw betaald en die is nooit teruggevraagd. Zou je bij doorverkoop opnieuw over de volle prijs afrekenen, dan zou dezelfde kast twee keer volledig belast worden.

Daarom kijkt de regeling alleen naar wat jij eraan verdient. Koop je een kast in en verkoop je hem voor meer, dan is je marge het verschil tussen die twee bedragen en zit de btw in dat verschil verwerkt. Over het deel dat je aan de vorige eigenaar hebt uitbetaald reken je niets af, want dat geld is nooit van jou geweest.

Wat de regeling met je btw doet

De tarieven veranderen niet door de margeregeling. Het algemene tarief is 21 procent, het verlaagde tarief is 9 procent, en 0 procent geldt onder meer bij intracommunautaire leveringen en export. Wat verandert, is de grondslag: niet de verkoopprijs, maar de marge.

Het btw-bedrag zit in de marge verwerkt, niet erbovenop. De marge die je uit je kassa haalt is dus een bedrag inclusief btw, en je rekent daaruit terug wat het btw-deel is. Wie dat vergeet en het tarief van 21 procent gewoon boven op de marge legt, draagt te veel af en merkt dat pas als iemand de aangifte nakijkt. Bij goederen tegen het verlaagde tarief van 9 procent gaat het net zo, alleen met een ander percentage.

Twee bijzonderheden verdienen aandacht. De eerste: een negatieve marge, dus een goed dat je met verlies verkoopt, mag je niet zomaar als aftrekpost opvoeren wanneer je per goed rekent. De tweede: btw over je inkoop trek je bij margegoederen niet af, want die btw is er in deze schakel niet. Voorbelasting op je overige kosten, zoals huur van de winkel of transportmiddelen, blijft gewoon aftrekbaar volgens de normale regels.

De inkoopkant: bewijs van wat je hebt betaald

Omdat de marge het verschil is tussen twee bedragen, moet je beide bedragen kunnen aantonen. Aan de verkoopkant doet je kassa dat. Aan de inkoopkant hangt het ervan af van wie je koopt.

Koop je van een ondernemer die zelf de margeregeling toepast, dan krijg je een factuur waarop geen btw apart staat vermeld en die aangeeft dat de regeling is toegepast. Bij inkoop van particulieren is een inkoopverklaring vereist, omdat de verkoper zelf geen factuur uitreikt. Die verklaring vervangt de factuur als bewijsstuk in je administratie.

Onderschat dat document niet. Het is het enige papier waarop staat wat je hebt betaald, en het bepaalt daarmee de helft van je rekensom. Wat er precies in hoort en hoe je hem aan de balie compleet krijgt, staat uitgewerkt in de gids over een inkoopverklaring opstellen die klopt.

De verkoopkant: wat er wel en niet op je factuur staat

Verkoop je aan een particulier, dan is een bon uit de kassa doorgaans voldoende. Verkoop je aan een ondernemer, dan gelden de normale factuureisen. Een factuur moet onder meer bevatten: factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Bij een margeverkoop wijkt dat op één punt af: je vermeldt de btw niet apart, omdat je koper die niet mag aftrekken. In plaats daarvan geef je op de factuur aan dat de margeregeling is toegepast. Dat is geen detail. Zet je het btw-bedrag er toch bij, dan wek je de indruk dat de koper iets kan terugvragen wat er niet is, en verlies je in feite het voordeel van de regeling voor die transactie.

Voor zakelijke kopers is dat soms een reden om liever op de normale manier af te rekenen. Je mag per levering kiezen om de gewone regels toe te passen in plaats van de margeregeling. Leg die keuze dan wel vast, zodat je administratie later niet twee verhalen vertelt over hetzelfde goed.

Twee rekenmethodes binnen dezelfde regeling

Wie per stuk inkoopt en per stuk verkoopt, kan de marge per goed berekenen. Dat is de zuiverste methode: elk voorwerp heeft zijn eigen inkoopprijs, verkoopprijs en marge.

Voor een winkel met veel kleine goederen is dat onwerkbaar. Daarvoor bestaat de globalisatiemethode, die voor bepaalde goederen mag worden gebruikt. Je telt dan per tijdvak alle inkopen en alle verkopen binnen een rubriek bij elkaar op en berekent de btw over het verschil.

De twee methodes naast elkaar

Kenmerk	Marge per goed	Globalisatiemethode
Rekeneenheid	Het losse voorwerp	De rubriek per tijdvak
Past bij	Duurdere, unieke stukken	Grote aantallen kleine goederen
Verlies op een goed	Blijft in beginsel buiten beschouwing	Wordt binnen de rubriek verrekend
Vraagt om	Nummering per stuk	Sluitende rubrieken en tijdvakken

De keuze is geen smaakkwestie maar een inrichtingsvraag: ze bepaalt hoe je je kassa indeelt en hoe je je goederen labelt. De afwegingen staan uitgewerkt in het stuk over de globalisatiemethode tegenover de marge per goed.

Wat de regeling van je administratie vraagt

De regeling stelt geen eisen aan de vorm van je administratie, wel aan de uitkomst: je moet per goed of per rubriek kunnen laten zien hoe je aan je marge komt. Praktisch komt dat neer op vier vaste elementen.

• Een sluitende reeks inkoopverklaringen en inkoopfacturen, zonder gaten in de nummering.
• Een koppeling tussen het ingekochte goed en de latere verkoopregel.
• Een rubriekindeling die het hele jaar hetzelfde blijft, zodat tijdvakken vergelijkbaar zijn.
• Een aparte lijn voor goederen die je buiten de margeregeling houdt, zoals nieuwe artikelen.

De bewaarplicht voor de administratie is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Die termijn geldt voor je verklaringen en bijlagen net zo goed als voor je bankafschriften. De aangifte zelf doe je meestal per kwartaal, al komt per maand of per jaar ook voor.

De margeregeling naast andere regelingen

De kleineondernemersregeling kent een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar. Wie de KOR toepast, brengt geen btw in rekening en trekt geen voorbelasting af. Voor een kleine handelaar kan dat aantrekkelijk zijn, maar het betekent ook dat de margeregeling voor de duur van de vrijstelling geen rol speelt. Blijf je marges wel bijhouden, want je wilt zien wanneer je tegen de grens aan loopt. Sinds 2025 bestaat daarnaast de EU-KOR voor ondernemers die de vrijstelling in andere lidstaten willen gebruiken.

Verkoop je over de grens, dan verandert het beeld opnieuw. Bij intracommunautaire leveringen en export geldt onder meer het tarief van 0 procent, maar dat past niet zonder meer samen met de margeregeling. Verkoop je met marge, dan houd je de regeling aan en geldt het nultarief niet. Leg zulke transacties apart vast, zodat de rubriek waarin ze vallen niet vervuild raakt.

Bij persoonsgegevens van verkopers geldt gewoon de Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing sinds 25 mei 2018 en in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Bewaar niet meer dan nodig, en beperk wie in je systeem bij de gegevens van verkopers kan. Wie meer wil weten over de achtergrond van deze artikelen kan terecht bij de auteurspagina van Jimenez Julien.

Praktische vragen die vaak overblijven

Wat doe je met een goed dat je terugneemt? Wat als een verklaring pas een week later wordt getekend? Wat als een rubriek per ongeluk twee kwartalen lang verkeerd is gebruikt? Dat soort vragen krijgt een winkel elk kwartaal opnieuw, en het antwoord is zelden dat het niet meer te herstellen valt. De meest gestelde staan bij elkaar in het overzicht met antwoorden op vragen over inkoopverklaringen en de margeregeling.

Conclusie: de regels zijn te doen, de vastlegging is het werk

De margeregeling is geen ingewikkelde regel. Ze vraagt alleen dat je twee bedragen kunt aantonen, dat je je rubrieken consequent gebruikt en dat je papier zeven jaar terugvindbaar blijft. Het werk zit niet in de fiscale kennis, maar in de discipline van vastleggen op het moment dat een goed binnenkomt.

Daar is de margeadministratie van Margeboek voor gemaakt: verklaringen die compleet zijn voordat ze sluiten, rubrieken die je per goed vastlegt en marges die per tijdvak worden opgeteld, in beide rekenmethodes. Wil je weten hoe dat op jouw assortiment uitpakt, leg je situatie dan voor via het contactformulier, dan lopen we samen je rubrieken door.