Stappenplan
In welke volgorde werk je van de inkoop naar een aangifte met de globalisatiemethode?
Bij de globalisatiemethode reken je niet per voorwerp af, maar per rubriek over een heel tijdvak. Dat gaat alleen goed als elke handeling op het juiste moment gebeurt, vanaf het ogenblik dat een doos de winkel binnenkomt tot de regel die je in je aangifte invult. Hieronder staan de acht stappen die die weg afleggen, in de volgorde waarin je ze in de winkel doorloopt.
Waarom de volgorde bij globalisatie zwaarder weegt
Reken je per goed af, dan hangt elk bedrag aan een voorwerp. Vind je een fout, dan pak je dat ene voorwerp erbij en herstel je de regel. Bij de globalisatiemethode werkt dat anders: inkopen en verkopen komen per rubriek bij elkaar in een pot, en pas aan het einde van het tijdvak trek je de streep.
Dat maakt de methode licht in het dagelijkse werk en streng in de opzet. Een goed dat in de verkeerde rubriek belandt, valt bij de aangifte niet op, want de pot klopt op zichzelf. De fout zit dan in de verdeling, en die verdeling is achteraf bijna niet meer te reconstrueren.
Vandaar dit stappenplan. De eerste drie stappen gebeuren aan de balie, de volgende drie op de winkelvloer en in het tijdvak, en de laatste twee bij de afsluiting. Wie de stappen in deze volgorde uitvoert, hoeft aan het einde alleen nog op te tellen.
Stap 1 tot 3: van de deur naar de rubriek
Stap 1: bepaal of het goed onder de regeling valt
De margeregeling is bedoeld voor handelaren in gebruikte goederen, kunst, antiek en verzamelvoorwerpen. Voor de rest van je omzet geldt de gewone berekening over de verkoopprijs. Beslis dat bij binnenkomst, niet later.
Denk aan de dingen die er in een winkel tussendoor lopen: nieuwe artikelen die je inkoopt bij een leverancier, verzendkosten, een reparatie die je in rekening brengt. Die horen niet in je margepot. Zet ze meteen apart, dan hoef je ze aan het einde niet uit je totalen te wieden.
Stap 2: leg de inkoop vast met een verklaring of een factuur
Koop je van een particulier, dan is een inkoopverklaring vereist. Die verklaring is jouw bewijs van de inkoopprijs, en zonder dat bewijs bestaat je marge fiscaal gezien niet, hoe netjes je verkoopkant ook is.
Koop je van een ondernemer, dan is zijn factuur het bewijsstuk. Leg daarbij vast of hij de margeregeling heeft toegepast of gewoon btw in rekening heeft gebracht, want dat bepaalt of het goed in je margepot mag. Welke gegevens er precies op een verklaring horen en waarom een handtekening niet optioneel is, staat in de gids over de inkoopverklaring bij inkoop van particulieren.
Stap 3: hang het goed aan een rubriek
Nu volgt de stap die bij globalisatie het meeste onderscheid maakt. Elk ingekocht goed krijgt een rubriek, en die rubriek bepaalt in welke pot de inkoopprijs valt en met welk tarief je straks rekent.
Houd het aantal rubrieken laag en de omschrijvingen duidelijk. Een rubriek als boeken en platen is bruikbaar; een rubriek als diversen is dat niet, want daar verdwijnt straks alles in wat niemand wilde beslissen. Noteer per rubriek ook het tarief waarmee je rekent: het algemene tarief is 21 procent, het verlaagde 9 procent.
Stap 4 tot 6: van de winkelvloer naar het tijdvak
Stap 4: registreer de verkoop in dezelfde rubriek
Als het goed over de toonbank gaat, hoort de opbrengst in de rubriek waar de inkoop in zit. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in een winkel waar de kassa losstaat van de administratie gaat het juist op dit punt mis: de omzet komt binnen als een dagtotaal en de verdeling over de rubrieken raakt zoek.
Zorg dus dat de kassa per rubriek afrekent, of dat je aan het einde van de dag de verkopen alsnog per rubriek wegschrijft. Verkoop je aan een ondernemer, dan vermeld je op de factuur geen apart btw-bedrag, maar geef je aan dat de margeregeling is toegepast.
Stap 5: sluit het tijdvak af en tel per rubriek op
Btw-aangifte gebeurt meestal per kwartaal, al komt per maand of per jaar ook voor. Kies een vaste dag na afloop van het tijdvak en doe daar niets anders dan afsluiten: geen nieuwe boekingen meer in het oude tijdvak, geen inkopen die je nog snel toevoegt.
Tel daarna per rubriek twee bedragen op: de inkopen van dat tijdvak en de verkopen van dat tijdvak. Niet de voorraadwaarde, niet de inkopen van vorig kwartaal die pas nu verkocht zijn. De globalisatiemethode kijkt naar wat er in het tijdvak is gekocht en verkocht, en dat is precies wat de methode zo licht maakt.
Stap 6: bereken de marge en haal de btw eruit
Trek per rubriek de inkopen van de verkopen af. Wat overblijft is je marge over dat tijdvak. Bij de margeregeling wordt de btw berekend over die winstmarge in plaats van over de verkoopprijs, en het bedrag dat je afdraagt zit al in de marge verwerkt.
Reken per rubriek, met het tarief dat bij die rubriek hoort, en tel daarna pas op. Wie eerst alle rubrieken bij elkaar veegt en dan een tarief loslaat, krijgt een bedrag dat toevallig kan kloppen maar dat niemand kan navertellen.
Stap 7 en 8: negatieve marge en onderbouwing
Stap 7: neem een negatieve marge mee naar het volgende tijdvak
Heb je in een rubriek meer ingekocht dan verkocht, dan komt er een negatief bedrag uit. Dat gebeurt vaker dan je denkt: na een grote inname, aan het begin van een seizoen of als je een collectie in een keer overneemt.
Zo'n negatieve marge verdwijnt niet en verrekenen met een andere rubriek is geen optie. Je neemt hem mee naar het volgende tijdvak van dezelfde rubriek, waar hij van de nieuwe marge afgaat. Noteer dat bedrag apart, want het is bij de volgende aangifte het eerste getal dat je nodig hebt.
Stap 8: leg de onderbouwing vast en berg alles op
De laatste stap is de saaiste en de belangrijkste. Maak een uitdraai of export waarin per rubriek staat: de inkopen, de verkopen, de meegenomen marge uit het vorige tijdvak, de marge van nu en de berekende btw. Daaronder de onderliggende stukken, terug te vinden op nummer.
De bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar, voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Een verklaring die je over vijf jaar niet meer kunt lezen of niet meer kunt vinden, telt in de praktijk niet mee. Berg dus op, en berg op een plek op waar de volgende persoon het ook vindt.
De acht stappen op een rij
| Stap | Wanneer | Wat je vastlegt |
|---|---|---|
| 1. Beoordelen | Bij binnenkomst | Valt dit goed onder de margeregeling of niet |
| 2. Vastleggen | Bij de inkoop | Inkoopverklaring bij een particulier, factuur bij een ondernemer |
| 3. Indelen | Direct daarna | Rubriek, tarief en nummer op het goed |
| 4. Verkopen | Aan de kassa | Opbrengst in dezelfde rubriek als de inkoop |
| 5. Afsluiten | Na afloop van het tijdvak | Totaal ingekocht en totaal verkocht per rubriek |
| 6. Rekenen | Voor de aangifte | Marge per rubriek en de btw daaruit |
| 7. Overzetten | Bij een negatief saldo | Negatieve marge per rubriek naar het volgende tijdvak |
| 8. Bewaren | Na verzending | Berekening, stukken en export, zeven jaar terug te vinden |
Wat er misgaat als je stappen omdraait
De meeste problemen ontstaan doordat stap 3 naar achteren schuift. Wie de rubriek pas kiest bij de aangifte, verdeelt op geheugen en op gevoel, en verdedigt die verdeling later met dezelfde argumenten. Dat houdt geen stand zodra iemand er van buiten naar kijkt.
De tweede klassieker is stap 7 overslaan. Een negatieve rubriek wordt op nul gezet omdat een negatief bedrag er raar uitziet, en daarmee betaal je in het volgende tijdvak over een marge die er niet was. Ook dat is een verdeling die je jaren later niet meer kunt uitleggen.
Twijfel je of globalisatie voor jouw voorraad wel de handigste opzet is, lees dan eerst de vergelijking tussen de globalisatiemethode en de marge per goed. En wil je voor het verzenden nog een laatste controle doen, dan loopt de checklist voor je margeadministratie voor de kwartaalaangifte dezelfde onderdelen na in blokken.
Een stappenplan dat vanzelf wordt afgedwongen
Op papier is deze volgorde goed te doen zolang je alleen achter de balie staat. Zodra er meer mensen innemen, meer rubrieken bijkomen en het tijdvak zich vult, wordt de discipline het zwakke punt, niet de kennis.
Daarom zit deze volgorde ingebakken in de margeadministratie van Margeboek: een inkoop sluit pas als de verklaring compleet is, een goed krijgt zijn rubriek voordat het de winkel in gaat, en het tijdvakoverzicht toont per rubriek de marge met de meegenomen stand uit het vorige tijdvak erboven. Op de pagina van Jimenez Julien staat waarom die keuzes zo zijn gemaakt.
Conclusie: acht stappen, elk op hun eigen moment
De globalisatiemethode is geen rekentruc aan het einde van het kwartaal, maar een manier van vastleggen die aan de deur begint. Beoordelen, vastleggen, indelen, verkopen, afsluiten, rekenen, overzetten, bewaren: acht stappen die elk op hun eigen moment horen, en die samen een aangifte opleveren die je regel voor regel kunt herleiden.
Wil je die volgorde niet elk kwartaal handmatig bewaken, dan houdt Margeboek de rubrieken, de verklaringen en de marge per tijdvak voor je bij. Beschrijf je situatie via het contactformulier, dan kijken we samen naar je rubrieken, je tarieven en je aangifteritme.
